Présentation



Cette application est destinée à la "vente" de métrage de voirie dans le cadre de manifestations locales telles que puces, brocantes et vides greniers...

L'application se compose de fichiers fonctionnants avec le gestionnaire de bases de données "FileMaker Pro™" De FileMaker Inc ou eventuellement avec un "Runtime" File Maker (En cours d'élaboration).

Élaborée en premier lieu pour la "Foire de Sucy" dans le Val-de-Marne, le produit s'est étoffé au fil des ans pour répondre à tous les besoins et autres exigences des exposants et organisateurs, tout en gardant une extrême simplicité d'utilisation et la plus grande automatisation possible.

En 1998, la Foire de Sucy à géré plus de 800 Exposants et 4000 mètres de voirie avec une incroyable simplicité. L'ensemble des réservations à été enregistré par une seule personne n'ayant aucune connaissance préalable, ni de la foire, ni du logiciel.

L'application peut gérer autant de manifestations que vous désirez, cependant, les statistiques sont gérées en fonction du mois et limitent donc le nombre maximum à 12 foires par an (une par mois). De plus, vous ne pouvez faire cohabiter sur la même machine deux manifestations simultanément, en utilisant deux dossiers séparés, sous peine de voir les informations se mélanger...( Dans cette hyppothèse, l'utilisation de la version Pro est obligatoire).

La Foire de Sucy existe depuis plus de 20 ans. Son organisation, bien que parfaitement maîtrisée, présentait toutefois un certain nombre de difficultés :

Tout exposant venant s’inscrire n’avait aucune certitude quant à l’emplacement qui lui était attribué, cette attribution n’étant faite que quelques jours avant la date de la manifestation. La communication des numéros d’emplacement se faisant au dernier moment, d’où une certaine cohue dans les bureaux, un nombre impressionnant d’appels téléphoniques et une perte de temps considérable.

De par son ancienneté, la foire de Sucy gère bon nombre d’exposants habitués, ayant leur emplacement réservé d’une année sur l’autre. Tout cela était possible grâce à l’excellente mémoire de l’organisatrice et le relationnel qui s’était créé au fil des ans...

L’attribution des emplacements se faisait sur les plans du cadastre (gomme et crayon) avec un risque non négligeable d’erreurs, de coups de gomme intempestifs, de réservation oubliée ou doublée, et une obligation de re-contrôler l’ensemble du travail plusieurs fois... En fait, beaucoup de travail et donc de temps.

Le jour de la manifestation, l’orientation des exposants vers leur emplacement nécessitait une équipe de plus de 20 personnes dès 4 heures du matin.

"Brocante "s’est donc attachée en premier lieu à résoudre ces points :


• Attribution immédiate d’un N° d’emplacement lors de l'enregistrement de la réservation
• Gestion de l’historique des exposants (et de leurs petites habitudes)
• Création automatisée des plans destinés au marquage au sol
• Création d’affichettes individuelles nominatives permettant aux exposants de retrouver sans difficulté leur emplacement.

Au final, l’utilisation de l’application se réduit à l’enregistrement des réservations avec saisie des emplacements par simple “Clic“ de souris sur un plan stylisé.


Sur cette base sont venues se greffer de nombreuses fonctions annexes, allant des taux d’occupation par rues aux statistiques par Code Postal.

Hormis la phase de paramétrage initiale, et en particulier la création des rues, des places et des plans qui demandent une attention (un peu) soutenue selon le degré de précision souhaité, la gestion de votre manifestation se limitera à l’enregistrement des réservations (2 à 3 minutes par exposant), l’ordinateur faisant presque tout le reste. (Pas le marquage au sol, bien entendu!)