Paramétrage


Le paramétrage est une partie essentielle de l’application. La création des rues, des emplacements et la décoration des plans représentent à eux seuls une phase importante et majeure pour l’utilisation de l’ensemble.
Le soin apporté à cette étape est largement compensé par les résultats et le gain de temps obtenus par la suite.
De l’exactitude des métrages et de la position des “obstacles“ sur la chaussée dépend le bon fonctionnement de l’ensemble de l’organisation :Pas de difficultés lors de l’enregistrement des réservations, pas d’incohérence lors du marquage au sol et tout se passe vite et bien !
Dans cette optique, l’essentiel du travail doit se concentrer d’abord sur l’exactitude des métrages, des plans et des obstacles.
La décoration peut se faire dans un deuxième temps, petit à petit. Mais attention, elle n’est pas du tout annexe. La possibilité de se repérer visuellement et rapidement sur une rue est un des atouts essentiels de “Brocante“. Nombre d’exposants réclament leur place habituelle, juste après la boucherie et en face de la boulangerie.
Cette phase est peut-être un peu longue, mais vous ne la faites qu’une seule fois... Ne vous contentez pas d’à peu près, mais pensez plutôt que dans cinq ou dix ans vous vous en serviez encore.

Métrage ou stands?

"Brocante 5.0" vous permet de travailler globalement en stands ou en mètres.

Pour votre manifestation vous ne vendez que des stands de 2,50 Mètres! Pas de problèmes, choisissez l'option Stands avant de commencer à creer vos rues.
Vous avez dans votre manifestation un lieu ou vous désirez utiliser des stands plus grands ( par exemple 3m)? Vous pouvez lors de la création de cette rue (ou de cette portion de rue) majorer la taille initiale des stands. (20% pour passer de 2,5 à 3 mètres) Cette opération modifie le tarif de base du stand (Facturation de 3 mètres et non 2,5 mètres).

Il en est de même si vous choisissez l'option "Mètres". Vous pouvez alors créer une rue ou une place ne comprenant que des stands. ( 2,50 Mètres avec une majoration de 250%)

Le choix entre Métrage ou Stands s’impose dès le début du paramétrage.

 

Pour simplifier la gestion de votre manifestation, vous êtes nombreux à avoir instauré des stands virtuels et à ne vendre vos emplacements qu’en multiples de ces stands.
Ceci peut être reproduit par le logiciel à la condition que tous vos stands soient tous de même longueur dans une même rue!

Dans ce cas, chaque carré jaune (ou vert) représentera un stand(majoré ou non), et non plus un mètre.



Pour la création des emplacements, n’oubliez pas de créer un ou plusieurs emplacements pour chaque obstacle rencontré (Portes, rues, jardinières)

Exemple : Vous désirez créer un côté d’une rue avec 25 stands de 2,50M
Cette portion de rue comporte 4 portes cochères que vous voulez laisser libres et un accès sur une rue perpendiculaire.


Vous allez donc créer :
25 stands
+ 4 pour les portes cochères
+ 2 ou 3 pour la rue
______________
32 ou 33 Emplacements

Ce système est pratique parce qu’il permet de réduire la taille des plans et que manuellement, il était plus simple à gérer.

Par contre, il est beaucoup moins souple que la gestion au mètre : La moindre modification dans la rue ne peut être répercutée directement sur le plan et vous serez sans doute obligé de
recréer la rue.
Exemple : Les jardiniers municipaux vous ajoutent une jardinière d’un mètre de long, au beau milieu
’un stand. Pas d’autre possibilité que de bloquer tout le stand.A l’inverse, Vous avez bloqué une porte d’accès devant une maison particulière et le propriétaire désire s’y installer… Si vous libérez l’emplacement, vous facturez 1 stand même si la longueur n’y est pas…
(Vous pouvez toujours corriger le montant en offrant la différence)

En règle générale, préférez la gestion au mètre. Vous créez la rue selon sa longueur réelle, qui ne bougera pas au fil des ans et, d’une année sur l’autre, bloquez et débloquez les
emplacements selon les besoins.

 

 


Paramétrage de votre manifestation


Avant de créer votre propre manifestation, il est souhaitable de vous entraîner sur les fichiers de démonstration aux diverses manipulations, afin de bien saisir le fonctionnement général de l’application. Mieux vous aurez saisi les “subtilités “ du fonctionnement, plus efficace et rapide sera le paramétrage.
Lorsque vous vous désirez créer votre propre manifestation, utilisez le dossier du CD-ROM
Intitulé "Brocante - Nouveau" et procédez comme suit :
Recopiez le sur votre disque dur
Faites un “Raccourci Clavier“ du fichier Réservations et glissez le où bon vous semble.

Utilisez l'accès suivant : NOM => Démo
Mot de passe => Démo

Choisissez la manifestation voulue

Cliquez sur paramétrage :


A) Création d’un mot de passe principal

Cliquez sur le bouton "Mots de Passe"

En premier lieu, créez-vous un Mot de passe “Administrateur“ vous donnant accès à l’intégralité des fichiers ("Oui“ à toutes les options), et supprimez l'accès "Démo".Vous créerez par la suite, si besoin est, les accès “Utilisateurs“.Pour modifier les autorisations d’un utilisateur, affichez la liste et cliquez sur le nom recherché.

B) Création des types Exposants

 


Vous avez la possibilité de classer les exposants de votre manifestation en sept types afin d'obtenir les chiffres d'affaires et les statistiques et d’appliquer des tarifs différents pour chaque type.

Dans le cadre d'une application "multi fichiers", il est recommandé d'utiliser les mêmes noms de type communs à chaque manifestation .(Professionels, Particuliers etc...) De cette manière, un exposant participant à plusieurs manifestations retrouvera automatiquement son type et le tarif adéquat.

 
GLOBAL
LOCAL
Sucy
Particulier
Professionnel
Alimentaire
Commercant local
Salon Auto
Forum Habitat
Particulier hors ville
Vincennes
Nogent
Exposition
Associations
Le Perreux
Riverains

Le type Local n'est utilisé que pour une manifestation particulière, Si un exposant de ce type participe à une autre manifestation, le montant dû sera 0 tant que vous n'aurez pas changé le type dans la réservation.



1) Inscrivez ou modifiez le nom du type (Particulier, Professionnel, Alimentaire, Commerçant local, Etc..) selon vos besoins.

2) Cliquez sur le bouton correspondant au type de facturation désiré :
- Métrage : Tarif au Mètre
- Forfait : Facturation forfaitaire quelque soit le métrage

3/ Inscrivez les différents tarifs (Normal, Majoré et Minoré)

Le choix de l’unité de base est un paramètre global s’appliquant à tous les types et à toutes les rues. L’option “Stands“ ne peut s’appliquer que si tous vos stands ont la même taille dans
toutes les rues.

Ce choix se définit dans le menu paramétrage option divers


(Pour plus de détails, voir Création des Rues)



Si vous vendez des stands, inscrivez le prix au mètre.
Par exemple: vos stands font 2,50M vous les vendez 150 Fr. : le prix au mètre est de
150/2,5= 60 F




Attention : Ne laissez pas une rubrique "Tarif Mètre" vide !
Inscrivez trois fois (Minoré, Normal et Majoré) le même montant si vous désirez utiliser un tarif unique. (Ceci ne concerne pas les suppléments véhicules et électricité)


La rubrique "Texte Bas de réservation" sera imprimée sur toutes les factures des exposants de ce type. (Voir le fichier de Démonstration)



Attention : Ne surtout pas modifier un type exposant en cours d'opération sous peine de voir CA et statistiques se corromprent...

Seul le texte "Bas de réservation" peut être modifié