Paramétrage Général

Logo: Vous pouvez coller ici le Logo de votre société ou manifestation. Il apparait sur les affichettes destinées au marquage au sol

Général

Licence : Non-modifiable

Manifestation : Nom de la Manifestation

Date prévue : Date prévue de la manifestation

Date limite de réservation prioritaire : Date après laquelle les places ne seront pas
conservées (Utilisé dans la lettre de réservation prioritaire)

Sauvegardes

Date et heure de la dernière sauvegarde : Pour contrôle

	Permet de masquer ou d'afficher la barre de menu en haut de l'écran. Cette barre de menu est automatiquement masquée à l'ouverture. Mais pour modifier les plans il est nécessaire de la faire apparaître.
	Certains écrans, ont été dessinés en deux tailles pour plus de confort visuel. Cliquez sur ce bouton si votre ecran est trop petit
	A l'inverse du précedent, cliquez sur ce bouton pour obtenir l'affichage sur grand écran.

Modules

Mots de passe


Définitions des autorisations d'accès aux fichiers. Permet de créer et de modifier les utilisateurs, et de définir leurs privilèges d'accès.

( L'accès aux mots de passe est protégé par le privilège "Mot de passe" -voir plus bas-)
Veillez à toujours laisser au moins un accès à cette option faute de quoi vous ne pourriez plus accéder à ce fichier.

Pour chaque mot de passe créé, il est attribué :

un "compte" de caisse vous permettant de connaître pour chaque utilisateur les opérations de caisse pour un jour donné ou sur une période.

un certain nombre d'autorisations, permettant à l'utilisateur d'accéder ou non aux fonctions "sensibles" de l'application.

Pour modifier ces autorisations, cliquez sur le bouton "liste des mots de passe" puis cliquez sur un nom de la liste.



Les options d'autorisations :

Paramétrage : Accès à l'écran de Paramétrage et donc à toutes les fonctions non optionnelles

Mot de passe : Accès à la gestion des mots de passe réservé à l'administrateur (cocher Non pour tous les autres utilisateurs)

Création des rues : Accès Rues et Type clients
Cette partie de l'application est sans doute la seule qui représente une certaine difficulté d'approche et de maniement... Ces opérations étant effectuées généralement en premier lieu et une fois pour toutes, il est préférable de ne laisser cet accès qu'à l'administrateur.
De plus, certaines modifications effectuées en cours d'opération pourraient, dans certains cas, corrompre l'intégrité des données. Dans cette optique, il semble préférable de bien déterminer les besoins au début et de ne plus y toucher par la suite.
En règle générale : Vous pouvez toujours créer une nouvelle rue ou un nouveau type exposant, Mais ne modifiez jamais quelque chose d'existant en cours d'opération... Si vous voulez modifier.... Faites le juste après la clôture.

Statistiques/CA : Permet d'autoriser ou d'interdire l'accès aux récapitulatifs, CA et Journal de caisse. Par cette fonction, les diverses statistiques et CA restent confidentiels!

MAJ Statistiques/CA : Cette option donne l'accès à mise à jour des statistiques (Modification ou création des résultats des années antérieures) La mise à jour du CA est une opération en option qui nécessite en plus un mot de passe spécial.

Clôture : Autorise l'accès à la clôture d'une opération.

Mise à jour Code Postal

"Bougez avec la Poste" Les codes postaux changent... nous aussi.

vous pouvez créer de nouveaux codes postaux ou modifier le code postal d'une ville existante. Cette fonction est aussi accessible directement depuis la fiche Exposant en effectuant un "Contrôle -Clic" sur le bouton rouge ou vert situé près du code postal.

Contrôle d’identité

Définition des critères obligatoires et nécessaires pour la Liste Préfecture (ou autre). Vous pouvez activer ou non cette fonction et en définir les paramètres.
Vous êtes légalement tenu de fournir à la préfecture la liste de tous les exposants avec leur adresse et pièce d'identité ? L'application va travailler pour vous !

Cette option a pour but de vérifier que les renseignements nécessaires ont bien été enregistrés.

Lorsque l'utilisateur crée une réservation pour un exposant déjà existant dans le fichier client, il n'a pas besoin d'aller dans le fichier client vérifier que tous les éléments demandés sont bien notés.

L'apparition à l'écran d'une de ces trois icônes: indique une donnée manquante !Voir SYMBOLES)

Toutefois, l'utilisateur peut quand même passer outre pour des raisons diverses.

Comme il serait fastidieux de re-vérifier une à une toutes les réservations, vous pouvez utiliser la fonction de Maintenance : Réservations => Identité : Toutes les fiches délictueuses seront sélectionnées.


Vous pouvez choisir d’activer cette fonction par Oui ou Non. Si Oui, signaler les paramètres optionnels.

Fonctionnement

Pour les sociétés, un N° de RC ou de Siret est valable indéfiniment.
Idem pour le permis de conduire
En ce qui concerne Carte d’identité et Passeport, bien qu’ils soient valables aussi indéfiniment comme justificatif d’identité, la coutume leur attribue respectivement 10 et 5 ans.
Cela est vrai si vous voyagez beaucoup, mais sur le territoire français, une carte d’identité vieille de 30 ans est toujours valable.
Un Passeport est valable 5 ans dans le monde, 10 ans en Europe et indéfiniment en France.

Toutefois l’usage veut que ces deux pièces d’identité soient considérée comme périmées après 10 ans.

Si vous avez un type autre (Carte de séjour, etc.) la date limite de validité inscrite sous le Numéro est alors prise en compte.

De cette manière Brocante 5.0 gère directement les pièces d'identitées. Votre liste préfecture sera toujours à jour sans avoir à vérifier et enregistrer chaque année les justificatifs d’identité de tous les exposants (Economie de photocopies notable).

Mieux encore: Lors de l'envoi des lettres de réservation, le logiciel, s'il détecte une pièce d'identité trop ancienne ou périmée, rajoute automatiquement une demande de photocopie de pièce d'identitée dans le corps de la lettre.

Type Exposants

Définition des groupes d'exposants (7 maximum) et des tarifs applicables pour chaque groupe. L'accès aux Types est protégé par le privilège "Rues".

Dans le cadre d'une utilisation multi-fichiers, il est fortement conseillé d'utiliser les mêmes Types (Même orthographe) dans les différentes manifestations ( Professionnels-Particuliers-alimentaires).Vous pouvez quand même créer des types Locaux ( Propres à cette manifestation)

Rues

Création et modifications des rues, des emplacements et des plans. L'accès aux Rues est protégé par le privilège "Rues"
Pour plus d'infos voir "Création des Rues"

Journal de Caisse

Lecture et recherche des mouvements de caisse par utilisateur, par jour, ou pour un exposant.
Ce fichier est en lecture seule ; il n'est possible ni de modifier, ni de supprimer des écritures.
( L'accès au journal de caisse est protégé par le privilège "Statistiques et CA")

Annulations

Lecture et recherche des réservations annulées, par utilisateur ou par jour. Ce fichier est en lecture seule ; il n'est possible ni de modifier, ni de supprimer des écritures.( L'accès aux annulations peut être protégé par le privilège global "Paramètres")

Dans le cadre d'une application multi-fichier, à l'ouverture, la fenêtres donne les montants CA, Espèces Chèques et Offert pour la manifestation en cours. Par contre, dès que vous effectuez une recherche par jour, par utilisateur ou par exposant, les calculs se font sur tous les fichiers. Ce ci vous permet de connaitre la totalité des encaissements enregistrés sur une période donnée.

La version 6.0 Permettra sans doute d'effectuer des recherches soit sur la totalité des fichiers, soit sur la manifestation en cours.

Mise à jour des Statistiques

Création manuelle des résultats des années antérieures et modifications.( L'accès a la mise à jour des statistiques est protégé par le privilège " MAJ Statistiques et CA")

Cette option est utilisée principalement pour l'enregistrement des données antérieures à l’acquisition de l'application, cette opération étant effectuée automatiquement lors de la clôture de l'opération et de la remise à zéro des fichiers.

Vous pouvez ainsi faire apparaître dans les statistiques réservations des résultats obtenus lors des années précédentes.

Cliquez sur le bouton "Nouvelle Année" pour créer une nouvelle fiche.
(Contrôle-Clic supprime la fiche en cours)

Inscrivez la date de la manifestation (ATT: même mois), le nombre d'exposants, Chèques, espèces,Offerts.

Le CA théorique et le CA Réel sont liés aux encaissements

La différence entre le CA théorique et la somme des CA par Type s'inscrit en permanence en rouge (Les deux n'étant pas directement liés)

Comme il est probable que vous ne connaissiez pas les CA par type des années précédentes, faites une approximation de manière à faire disparaitre le message en rouge

Lors de la création automatique effectuée pendant la clôture une différence peut apparaître dans les deux cas suivants :
- Une ou plusieurs réservations n'ont pas été réglées
- Une ou plusieurs réservations "A rembourser" subsistent...

Lors de la cloture, l'application ne tient en compte que des montants réellement encaissés les montants en attente sont ignorés puisque non-réels.

Vous pouvez les laissez tels quels, ou corriger les montants concernés.


Mise à jour du Chiffre d’affaires

Non documenté
En fait, réservé au dévellopeur

Monnaie

L'euro arrive à grands pas. Cette option vous pernet de convertir tous les montants mémorisés par l'application, soit en Francs, soit en Euros.Vous pouvez donc choisir le moment exact pour votre passage à l'euro. Cette fonction est réversible.

La convertion Euro-Franc va intervenir sur la manifestation en cours et les fichiers communs. Ceci implique que lorsque vous accéderez à d'autres manifestations non encore converties, la convertion se fera automatiquement à l'ouverture du fichier.

Cette convertion peut être une opération très longue (Selon la puissance de votre ordinateur) si vous l'effectuez en cours de manifestation.Choisissez si possible un moment ou vous n'avez que peu de manifestations en cours ( Multi-fichiers) ou après la clôoture (Mono-Fichier)

Dans tous les cas, il est impératif, si le changement est définitif, d'aller corriger tous les tarifs du fichier Type.

En effet, pour vous permettre, par exemple d'éditer vos statistiques (après clôture) en Euro, juste pour voir... aucun arrondi n'est effectué après la deuxieme décimale de manière à pouvoir retomber sur ses pieds après un retour en Franc..

Par contre, si votre conversion est définive, même si lest tarifs affichés semblent corrects, du style 6,82 Euros le nombre réél pourrait être de 6,81999999999999 Euros. vous devez donc modifier ce montant et taper 6,82.

Le cours de l'Euro, pour simplification, est calculé par la machine à 5,56 FF

Divers

Arrive en dernier, mais pourtant est utilisé en premier (Accès réservé à l'administrateur)

Vous permet de choisir entre une gestion par mètres ou par stands (dans ce cas indiquez la longueur d'un stand)
et d'opter pour une facture avec ou sans TVA

Tout Changement en cours d'opération serait désastreux !