Création des rues

Le plus gros morceau du paramétrage

Sans être extrêmement complexe, la création des rues, des emplacements, et des plans nécessitent un certain "savoir-faire"...
Avant de vous attaquer à votre propre manifestation, faites d'abord des essais sur les fichiers de démonstration afin de bien comprendre le processus.

La version de démonstration de filemaker Pro étant limitéee à 50 fiches par fichier, vous ne pourrez créer qu'une seule rue de 45 Mètres maximum de 1 à 4 colonnes ( colonnes 5 à 8) à moins que vous ne possediez FileMaker en version complète.

Avant de commencer, il est judicieux de dresser la liste des rues que vous aller utiliser ainsi que la longueur exacte des colonnes que vous allez devoir créer. À moins que vous ne soyez situés dans une région à haute activité sismique, il y a peu de chances que ces éléments évoluent au fil du temps et la modification de ces éléments peut s'avérer par la suite difficile. Il vaut mieux faire bien, tout de suite.

Métrage ou Stands ?
A ce stade, le choix entre Métrage ou Standsdoit déja être fait.


Numérotation Manuelle ou Automatique ?

Contrairement au choix précédent (Mètres ou Stands), Le choix de la numérotation est secondaire. La numérotation manuelle ne constitue qu’une sur-couche logicielle, l’application ne travaillant de toute façon qu’avec la numérotation automatique. Grâce à cela, vous pouvez passer de l’une à l’autre sans difficulté et surtout sans avoir à recréer vos rues. Mieux encore, cette fonction est accessible par rue, c’est-à-dire que la rue X peut être en mode automatique alors que la rue Y est re-numérotée manuellement.

En mode manuel, vous attribuez manuellement un Numéro à chaque emplacement lorsque la rue est créée.(en métrage ou en stands)
Ce mode est utilisé principalement lorsqu’un marquage au sol permanent existe.
Dans ce cas, si un emplacement fait 4 mètres, vous allez marquer 4 fois le même Numéro. Si l’exposant s’étend sur plusieurs emplacements, Son N° d’emplacement sera constitué du premier et du dernier N°.

De même, il se peut que vous placiez deux exposants sur le même emplacement (2X2 Mètres), auquel cas, ils auront tous les deux le même Numéro d’emplacement. Dans ce cas, il est possible et conseillé, lors de la saisie, de modifier les Nű et de créer un N° Bis (Ex 44 et 44 Bis).

Dans certains cas, il se peut que la lisibilité du plan destiné au marquage au sol soit moins
évidente, le N° d’emplacement de l’exposant pouvant être trop long.
Ex : B :600à602 devient B :600à6

Toutefois, le métrage suivant le N° d’emplacement, le plan reste quand même compréhensible.

De toutes façons, dans ce cas, l’utilisation de ce plan n’est plus vraiment utile, puisque si vous avez décidé d’utiliser cette numérotation manuelle, c’est probablement parce que les N° sont déjà au sol.



Mode Automatique

Les numéros d’emplacement apparaissent tels qu’ils ont été créés.


Le N° d’emplacement de l’exposant placé de 10011 à 1016 est :

Mode Manuel

Il s’agit exactement de la même rue
Les N° 1-2-3 etc. ont été inscrits manuellement.

Le même client est maintenant situé sur les emplacements 4 et 5
(Les places off dont des emplacements bloqués).

Son N° d’emplacement est

Le passage d’un mode à l’autre se fait en deux étapes :

Sur le fichier rues (Paramétrage => Rues => Création des emplacements)

Affichez la rue
Choisissez le type de Numérotation (Auto ou Manuelle).

Si vous optez pour le type Manuel, Choisissez le caractère de séparation ( ~,à, …,=>)

Retournez au fichier réservation et affichez le plan de la rue (Vous devez creéer une réservation pour cette rue)
Passez en mode modèle (Contrôle M) et faites un double clic sur la rubrique : :cod à côté du carré jaune.

La fenêtre “Nouvelle rubrique“ s’ouvre choisissez code place auto ou code place manuel.

Cliquez sur OK et repassez en mode utilisation (Contrôle U)
Si vous avez choisi le mode Manuel, les N° des Places sont maintenant vides…

Faites Maintenant un Contrôle Clic sur le premier emplacement vide

Inscrivez le code place manuel et cliquez sur la flèche jaune (droite) pour passer à l’emplacement suivant… Continuez jusqu’à la fin de la colonne.



La possibilité d’utiliser une numérotation manuelle des emplacements rallonge notablement le processus de création des plans, cette option a été créée pour répondre à des besoins particuliers et ponctuels… Dans la mesure du possible, utilisez plutôt la numérotation automatique.


Analyse générale avant la création

Selon sa longueur, une rue peut être créée en une seule ou en plusieurs portions (Tronçons), dans le but de faciliter l'affichage à l'écran.

En effet, en prenant l'exemple d'une rue de 180 m de long, son affichage d'un seul bloc se ferait sur 4 fois la hauteur de l'écran, ce qui veut dire que pour accéder à une place vers le bas, vous devrez faire défiler 4 écrans successifs avant d'atteindre l'emplacement désiré (avec une résolution écran de 640 X480).

Dans un souci d'efficacité et de rapidité lors de l'enregistrement des réservations, ne dépassez pas 2 ou 3 pages (2 ou 3 hauteurs d'écrans).

Vous devez donc définir pour chaque rue, selon la taille de votre écran et sa résolution, le nombre de pages nécessaires à l'affichage. (Chaque mètre ou stand étant représenté au minimum par 10 pixels)

Exemple : une rue de 180 m de long avec un moniteur affichant 640 X 480 pixels :
480 – 65 (Barre de menu et bordures) = 415 Pixels disponibles (+/- 40 Mètres par page-écran)
180 m X 10 Pixels / 415 = 4,33 soit plus de 4 pages écran

Solution “Empirique “ :
Affichez une rue du fichier de démonstration à l’écran
Passez en mode modèle (Contrôle M)
Faites glisser une colonne en haut de la fenêtre
Double-cliquez sur la colonne, augmentez le nombre de rangées et validez !
Répétez l’opération jusqu’à obtenir le nombre exact de rangées (Mètres) affichables sur l’écran.

En fonction des résultats obtenus ci-dessus vous pouvez déterminer si votre rue doit être créée en un seul ou en plusieurs tronçons.

Si vous devez segmenter votre rue en plusieurs tronçons, choisissez des noms explicites
Exemple:

Champs Elysées -Arc de Triomphe et Champs Elysées -Place de la Concorde
ou
Champs Elysées-Haut et Champs Elysées-Bas

Création de la rue (ou du tronçon)

Cliquez sur le bouton "nouvelle rue", Une fiche vierge apparaît.

Nom rue : Inscrivez le nom désiré

Type : Pair impair ou colonnes

Pair Impair > Crée les places en respectant les cotés pair et impair, soit : 1-3-5-7 etc.
d'un côté de la rue et 2-4-6-8 de l'autre coté.
A utiliser dans le cas d'une rue avec une rangée d'exposant de chaque coté de la rue

Colonnes => Utilisé plutôt pour les Places, mais aussi pour certaines rues.
Ex : Colonne 1 =>1001-1002-1003-1004 etc.
Colonne 2 =>2001-2002-2003-2004 etc.


Commentaire : (Facultatif)
Sur chaque attestation d'inscription remise à l'exposant, figure le N° de l'emplacement
mais aussi un petit texte faisant office de repère de l'emplacement. Ce repère est constitué
du commentaire rue et du commentaire emplacement. Inscrivez ici (si vous le désirez) le
commentaire commun à toutes les places de la rue que vous venez de créer.

Point d'accueil : (Facultatif, mais dans ce cas n’oubliez pas de modifier le texte de la facture)
Utilisé par l’attestation de réservation, renseigne l'exposant sur le point d'accueil le plus proche de son emplacement. (Voir fichier de démonstration)

Groupe Rue :
Chaque N° d'emplacement attribué à un exposant, est composé d'une lettre et d'un chiffre ( Ex: A:112)
La lettre correspond à la rue et le chiffre à l'emplacement dans la rue.
Mais une même rue peut être divisé en plusieurs tronçons, ils font tous partie du même groupe rue et doivent donc avoir la même lettre.

Exemple :

Vous voulez créer les Champs Elysées en deux tronçons :
créer le premier : "Champs Elysées-Haut"
Dans groupe rues, cliquez dans la rubrique code : la liste des lettres déjà utilisées apparaît.
Inscrivez une lettre non utilisée. (Ex A, B ou C)
Dans la rubrique Nom inscrivez "Champs Ely Sées". (Nom du groupe)

Créez ensuite le deuxième tronçon "Champs Elysées-Bas"
Dans la rubrique code du cadre groupe rues, tapez la même lettre que précédemment : Le nom du groupe (Champs ElySées) apparaît automatiquement.

N° des plans : Laissez vide pour le moment !

Type Impression :
Détermine le format à utiliser pour l'impression des plans.
(En règle générale, Portrait pour les Rues et Paysage pour les Places)

Les Extras

Pour chaque Rue ou Tronçon de rue, il vous est possible d’autoriser ou d’interdire l’utilisation de ces extras. Le simple fait de cocher (X) l’un de ces extras en cliquant sur l'îcone autorise sa facturation dans la rue concernée. Dans le cas contraire, un message d’alerte signale l’impossibilité de fournir ce service dans cette rue.

Ces services peuvent, bien entendu, être facturés et ce en fonction du type d’exposants. (Voir types exposants)

La gestion des tables peut se faire, pour chaque tronçon, de 2 manières différentes :
Au métrage ou par tables
Dans le premier cas, vous créez des zones avec tables, et la facturation de ces tables se fera selon le métrage réservé par l’exposant.
Dans le deuxième cas, vous fournissez les tables à la demande et la facturation se fait par table

De cette manière, vous pouvez, pour chaque Rue (ou tronçon) choisir entre
L’interdiction de mettre une table Option table non cochée
L’autorisation d’ajouter une ou plusieurs tables Option table cochée + Table
La facturation selon le métrage réservé Option table cochée + Métrage

Pour la facturation au métrage, il n’est pas obligatoire que tout le tronçon soit équipé de tables, mais dans ce cas, il est nécessaire de dessiner sur le plan la zone équipée de tables. De plus, aucun contrôle n’étant effectué par l’application sur ce point précis, l’utilisateur a la totale responsabilité des emplacements affectés (Avec ou sans Tables).
Par ailleurs, Dans ce tronçon, il ne sera pas possible de facturer une table supplémentaire pour une zone non équipée, sauf si la longueur de la table est égale au métrage réservé.

L’avantage de cette méthode est de pouvoir vendre les tables à tous les métrages possibles


Pour ces trois Extras, le fait de ne pas cocher la case interdit la facturation lors de la prise de réservation dans cette rue. De cette manière, vous pouvez contrôler et limiter l’utilisation de ces extras à des secteurs précis.

Vous pouvez aussi obtenir la liste des réservations pour chacun de ces extras et par rues : Sur l’écran de réservation, cliquez sur le bouton recherche, puis sur l’icône de l’extra recherché.
Choisissez ensuite Ecran ou Imprimante.

Si par exemple, vous avez la gentillesse de fournir des tables à la demande, vous pouvez ainsi en fournir la liste au service technique chargé de la mise en place des tables.

Pour compléter cela, les affichettes de marquage au sol s’impriment avec les icônes des extras de l’exposant.

Cela permet, lors du marquage au sol, de détecter d’éventuelles difficultés et de faciliter la mise en place des tables.

Une fois les champs remplis, cliquez sur Création Places

Modification du nom
Bien que théoriquement il soit possible de le faire, il est conseillé de ne pas changer le nom
d'une rue en cours d'opération.

Suppression de la rue
La suppression d'une rue entraîne automatiquement la suppression des emplacements créés pour cette rue, mais ne détruit pas les plans. Si vous voulez supprimer le plan, à moins qu’il ne s’agisse du dernier plan créé, n’oubliez pas de vérifier et de corriger les numéros des plans suivants dans la liste. (Il est plus simple de garder ce plan pour une utilisation ultérieure)
(Voir chapitre Création des Plans)