Création d'un nouvel Exposant

 

Il est possible, et même souhaitable, de récupérer votre fichier exposant s'il existet déja sous forme numérique. Malgré cela, lorsque vous créez une nouvelle réservation et que le nom de l'exposant n'apparait pas dans la liste, créez-le en cliquant sur le bouton exposants.

L'application ouvre alors le fichier "Exposants"



Définition des rubriques


Code :
Numéro du Client attribué automatiquement

Clé d'index :

Par sécurité, pour éviter de créer deux fiches pour le même Exposant, l'application se charge
de vérifier l'unicité de la combinaison Titre/Prénom/Nom.

D'un autre coté il peut être nécessaire de créer deux "Monsieur Pierre Durant» :
Dans ce cas, lors de la création du deuxième, un message d'alerte apparaît. Ajouter alors une
lettre quelconque au nom (ou au prénom) pour le rendre unique, inscrivez un chiffre (1 ou plus)
dans la rubrique Clé d'index, puis corrigez le nom. (Voir ci-dessus)

De cette manière, vous obtenez deux "Pierre Durant" bien distincts.


Code Postal :
Indiquez le code postal, puis cliquez sur le bouton rouge... il vous est alors proposé la liste
des villes correspondant à ce code postal.
A l'inverse, inscrivez le début du nom de la ville et cliquez sur le bouton rouge, il vous est
alors proposé la liste des Codes Postaux correspondant à votre saisie.
Dans ce cas, la rubrique code postal doit être vide.

L'application effectuant des statistiques de répartition des exposants en fonction des codes
postaux, il est impératif que le C.P et la ville soient correctement saisis ! Utilisez donc
cette fonction.

Dans le cas contraire, si le CP et le nom de la commune ne correspondent pas,
un petit Totem apparaît à l'écran --->
Dans ce cas, effacez le Code Postal ou le Nom et cliquez sur le bouton rouge.


Le fichier des 39000 C.P. français est mis à jour régulièrement, mais de nombreuses
modifications sont faites régulièrement par la poste et le fichier peut comporter certaines
erreurs ou lacunes... Si vous vous apercevez d'une erreur, faites un Contrôle Clic sur le Bouton
rouge pour créer ou modifier un Code postal.



Type d'Exposant :
Affiche les différents types d'exposants créés dans le paramétrage.
Le choix du type affecte directement le tarif applicable et permet le cumul des différents CA et métrages.
Vous pouvez utiliser 7 types différents.


Type Client :
Permet d'affecter au client un "code" signalant immédiatement sa "Condition" lors de la création d'une réservation :

L'apparition de l'une de ces trois icônes permet à l'utilisateur de savoir immédiatement à qui il a affaire (Interne, ancien ou VIP) lors de la création de la réservation sans avoir à re-consulter les détails de la fiche exposant. S'il n'y a pas d'icône, l'exposant est de type "Normal".

L'attribution du code "Ancien" se fait manuellement car si le programme est nouveau pour vous, votre manifestation elle, existe peut-être depuis 10 ans)

Par contre, si votre "Historique" le permet, vous pouvez attribuer automatiquement le privilège •Ancien• à tous les exposants venus plus de 3 ou 5 fois :

Cliquez sur la petite Tour Eiffel en maintenant les touches Ctrl et alt enfoncées.
Indiquez le nombre de participations Minimum (3 ou 5), et c'est tout.


Nature Commerce :

Facultatif : Pour les commerçant locaux, indiquez la nature du commerce pour mémoire.

Marchandise Vendue :
Cliquez sur la rubrique propose la liste des valeurs déjà enregistrées dans le fichier. Si vous ne trouvez pas ce que vous voulez, créez une nouvelle valeur en choisissant "Autre…".
Il est recommandé de ne pas créer une nouvelle valeur pour chaque exposant, mais plutôt de tenter de les regrouper si possible dans plusieurs secteurs :
Ex : Bibelots, Art Africain, Meubles, Confiserie, Brocante, Vide Grenier, Livres, disques, etc. De cette manière, vous pouvez savoir comment se compose votre brocante en effectuant des recherches sur cette rubrique.

Pièce d’identité :

Dans le cadre d'une Brocante il est généralement nécessaire de fournir à la Préfecture la liste complète des exposants avec un n° de pièce d'identité pour les particuliers et de RC ou Siret Pour les professionnels.
Indiquez donc les données dans les cases correspondantes.



Professionnel --------------------------- Particulier


Administration

Dans le cas d'une pièce non répertoriée, (Carte de séjour ou autre), choisissez "Autres" dans la rubrique Pièce d'identité et inscrivez dans la rubrique N° :"Carte de séjour N° XXXXXXXXXXXX" puis inscrivez la date de validité dans la rubrique située en dessous.

Vous pouvez déterminer dans le Paramétrage (Pièces d'identité) les éléments dont la saisie est obligatoire (N°, Délivré Par, Ville et Date).Le caractère Obligatoire ne change rien au niveau de la saisie, il permet simplement la recherche automatique de toutes les fiches ne correspondant pas aux critères requis. (Maintenance----> Réservations)

P.S. : un "Contrôle Clic“ sur le mot "Délivré par" Affiche la liste les 39000 communes Françaises.



Historiques rues :

Affiche les rues, métrages et emplacements des manifestations précédentes pour cet exposant. En cliquant sur le bouton "MAJ Historique" vous pouvez créer manuellement un historique pour cet exposant, modifier un Historique existant ou bien transférer tout l'historique de cet exposant vers une autre fiche Exposant.

Observations
Texte libre

Téléphone
Entrez les Numéros sans vous soucier du formatage et cliquez sur la cabine Bleue.Les numéros sont automatiquement reformatés.
(Un Contrôle-Clic vérifie toutes les fiches)