Organisation de votre Manifestation

 

Vous avez bien lu tout ce qui précède, vous avez paramétré les fichiers et créé vos rues, tout est donc près pour votre première opération.

Si la mise en place d'une manifestation est un peu longue en raison de la nécéssité de créer les rues et les plans, la suite des opérations est enfantine:

1/ Enregistrez et placez les réservations au fur et à mesure

2/ Les réservations sont enregistrées, éditez les listings dont vous avez besoin et imprimez les plans et les affichettes.

3/ Faites le marquage au sol

C'est tout!

Conseils:

A la fin de chaque journée, effectuez les test de maintenance "Réservation": Si une résa est incomplète, il est plus facile de comprendre pourquoi le jour même.

Si vous recevez les exposants dans vos bureaux, lancez tous les soir (voire 2 fois par jour) l'édition complète des plans.Vos visiteurs pourront ainsi choisir plus facilement leur place en consultant ces plans.

Continuez à prendre vos réservations jusqu'au dernier jour: Ex: Une semaine avant la date de la manifestation éditez les affichettes et commencez le marquage. Vous pouvez continuer à prendre des réservations ou à les modifier. Lorsque vous rééditez les affichettes, utilisez l'option Nouvelles. Vous obtenez ainsi uniquement les nouvelles réservations et éventuellement les modifications.Le système des plans et la numérotation utilisée vous permet en effet d'effectuer un marquage partiel et de le terminer le dernier jour si vous le voulez.

Editez un listing Alphabétique, un listing par rue et une édition complète des plans pour chaque point d'accueil.

 

La deuxième année

Avantage indéniable et raison d'être de "Brocante 5.0", vous avez en votre possession, les noms, adresse, pièces d'identité, etc.. d'un grand nombre de vos participants. Selon les Villes, de 60 à 80% des exposants reviennent d'une année sur l'autre... Profitons- en:

Dans un premier temps, Il est important de déterminer les exposants Prioritaires. Ce peut être, par exemple, les commercants locaux qui désirent garder leur devanture, des exposants alimentaires qui gardent d'une année sur l'autre le même emplacement, voire des particuliers désirant s'installer devant chez eux Etc..

Effectuez donc une recherche sur un groupe précis et lancez l'impression de la lettre prioritaire en choisissant l'option "Sélection".
Ex: Recherchez Ville : Sucy en Brie et Type: Commercant local

La lettre de réservation prioritaire leur propose de réserver le même emplacement que l'année précédente dans la mesure ou ils répondent et s'inscrivent avant la date limite de réservation prioritaire.

Attention celà impose bien sûr que vous ayez créé des fiches exposants pour tous les commercants des rues concernées, même s'ils n'ont jamais participé à la Brocante.

Dans un deuxième temps, vous pouvez envoyer la lettre de réservation simple à tous les exposants venus l'année dernière
et ainsi de suite...

Les possibilités de recherche sont nombreuses et variées. Utilisez les statistiques Exposants pour sélectionner un "Groupe" et imprimez la lettre pour la sélection. Plus votre historique sera long et plus fines seront les recherches.

 

Important. Dans la version Multi Fichiers vous pouvez choisir d'effectuer vo recherches sur tout le fichier exposants ou sur une manifestation particulière. Lorsque vous optez pour une manifestation, la recherche se fait sur l'historique et donc uniquement sur des exposants ayant déja participé a cette brocante... ce qui n'est pas forcément le cas de tout le monde (Voir commerçants locaux plus haut)

Ce système à l'avantage de pouvoir envoyer les lettres de réservations même si les fichiers réservations ne sont pas installés pour cette manifestation.