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Rapports réservations

 


Liste alpha Exposants

Liste alphabétique de tous les exposants ayant une réservation pour l'année en cours


Réservations par rues

Liste de tous les exposants ayant une réservation pour l'année en cours classés par rues




Réservations non réglées
Listes de toutes les réservations dont le solde est supérieur à zéro



Réservations à rembourser
Listes de toutes les réservations dont le solde est négatif. Cela peut être du, soit à une diminution du métrage demandé, soit à une annulation. Dans le cas d'une annulation, le règlement ayant été enregistré, la réservation ne peut être supprimée tant que les montants enregistrés ne sont pas remis à zéro (Ce qui provoque leur enregistrement dans le journal de caisse)


Liste Alpha encaissements
Liste de toutes les réservations classées par ordre alphabétique avec les montants encaissés
(Espèces, chèques et offerts).

Liste Préfecture
Liste de tous les exposants classés par ordre alphabétique (Adresse + Pièce d'identité)

Marquage au sol
Impression des "Affichettes" pour chaque exposant à coller (Colle à affiche ou papier peint) sur les trottoirs. Pour des questions pratiques, plusieurs options sont proposées :La rue en cours, toutes les Rues, toutes les affichettes, et uniquement les nouvelles affichettes.
Vous pouvez ainsi commencer le marquage au sol quelques jours avant le début de l'opération et continuer parallèlement à prendre des réservations :
Une semaine avant votre manifestation, imprimez les plans de toutes les rues et toutes les affichettes.
Ceci fait, continuez à prendre les réservations des retardataires…

Vous pouvez commencer doucement le marquage au sol.

24 heures avant votre manifestation, réimprimez tout en choisissant l'option "Nouvelles" pour l'impression des étiquettes. Vous obtenez ainsi uniquement les nouvelles réservations et éventuellement les modifications réalisées.
Vous pouvez donc la veille, sans stress, effectuer le marquage au sol pour les réservations réalisées pendant la semaine… et éventuellement recoller les quelques affichettes qui auront été abîmées…
En 1998 à Sucy, seulement 5 affichettes sur les 800 collées ont dû être remplacé !



Plan des rues
Impression des plans destinés au marquage au sol. Cette impression peut se faire, soit pour toutes les rues, soit pour la rue en cours (fiche active à l'écran). L'impression de la rue en cours peut aussi s'obtenir directement à partir de la fiche (bouton "Impression Plan")

Rues - Noms et Codes

Imprime la liste de toutes les rues avec le code-rue correspondant.
Très utile le matin du jour fatidique lorsque l'exposant ne connaît que son Numéro d'emplacement.

Statistiques Résas
Les statistiques ne sont pas recalculées systématiquement. l'opération pouvant être assez longue (5 à 10 minutes pour 1000 exposants selon votre ordinateur).
Vous pouvez donc les consulter sans tout recalculer. Si toutefois une modification intervient sur le fichier, le tableau statistique affiche une petite Ampoule en haut à gauche pour signaler la nécessité d'un re-calcul si vous voulez des statistiques exactes.

Statistiques Clients
Idem à statistiques Résa avec la possibilité de faire une remise à zéro des compteurs. Cette option s'avère nécessaire dans certaines conditions. Elle est automatiquement réalisée lors de la clôture et conseillée en cas de « Plantages » (Fort rares il est vrai) ! Si vous n'êtes pas
pressés, choisissez l'option R.A.Z !

Statistiques Code Postal
Effectue une analyse du CA en fonction du code postal. Il est intéressant de voir quelles communes limitrophes ne participent que très peu à votre manifestation.

 



Rapports Exposants

Liste alphabétique des Exposants

(Nom, adresse, téléphone, dernière année de présence et nombre de venues)
Vous avez le choix entre deux possibilités :
1) l'impression de la liste des exposants de l'année précédente
2) l'impression de toutes les fiches "exposants" sélectionnées

Dans ce cas, effectuez préalablement une recherche particulière (par exemple les exposants
professionnels, les exposants venus au moins deux, etc.)

Choisissez ensuite le type d'édition (Ecran ou Impression)


Etiquettes Exposants
L'utilisation de la touche "Ctrl" combinée au bouton affiche la Prévisualisation à l'écran
de la première page.
Utilisez la touche "Retour Chariot" pour retourner au menu "Rapport".





Statistiques Exposants
Le calcul des statistiques clients pouvant être une opération longue si le fichier est
important (Compter 5 minutes pour 1000 fiches) sa mise à jour n'est pas automatique à
chaque accès.
Consulter affiche ces Statistiques sans les recalculer !

Recalculer mets à jour les statistiques en tenant compte des dernières modifications
apportées aux fichiers. l'option R.A.Z est utilisée automatiquement à la clôture de la
manifestation. Toutefois elle peut être utilisée en cas de « Plantage » de la machine ou si
vous avez un doute sur les chiffres donnés. Il est conseillé d'effectuer cette Remise à Zéro
avant d'éditer les statistiques finales, pour être certain d'avoir des chiffres exacts.


Plus que des statistiques véritables, ce tableau a été conçu dans un but d'analyse et de
recherches.

Si vous gérez plus d'une manifestation par an, les chiffres des années précédentes sont ceux
réalisés sur la même période : C'est le mois de la date prévue de votre manifestation qui
sert de référence. Peut importe le jour, tant que le mois est le même. Si d'aventure, le mois
venait à changer, contacter l'auteur !

A l'ouverture, toutes les fiches exposants sont activées.


vous disposez de trois modes de recherche :

Recherche des fiches par années de présence :
Cette recherche s'effectue sur l'année en cours et les 4 dernières années :

inscrivez O pour présent
N pour absent
pour peu importe (Présent, absent, ou pas de statistiques pour cette année-là)

Une fois les 5 caractères inscrits, cliquez sur =>

De cette manière vous pouvez sélectionner les exposants venant un an sur deux (ONONO),
Les exposants réguliers absents cette année (NOOO*), les exposants venus au moins cette
année (O****) etc...

Une fois la recherche effectuée, vous pouvez retourner au menu rapport pour imprimer une
lettre spécifique (Option sélection) ou retourner à la fiche exposant pour visualiser les
Infos.

Recherche des fiches par nombre d'années de présence :
Recherche tous les exposants venus X fois
Indiquez le nombre de participations et cliquez sur =>

Recherche des fiches par années
Recherche tous les exposants venus l'année spécifiée
Inscrivez l’année et cliquez sur =>

Lecture des résultats

À l'ouverture, ou après une recherche, les deux tableaux du haut donnent les résultats par
année et par fréquentation :
À l'ouverture, toutes les fiches exposants sont activées. Vous avez donc le nombre par an de
tous les exposants dans le tableau de gauche et la fréquentation dans le tableau de droite :
X sont venus 1 fois, Y sont venus 2 fois, Z sont venus 3 fois, etc...

Si vous faite une recherche de type ONONO, l'application va sélectionner tous les
exposants venant par exemple les années pair (si l'année en cours est paire). Les deux
tableaux du haut sont mis à jour en fonction des fiches sélectionnées.

Si vous faite une recherche par année, le tableau de gauche n'affichera qu'un seul chiffre :
Celui de l'année demandée. Le tableau de droite vous indiquera pour cette année-là, le
nombre d'exposants venus 1 fois, deux fois, etc.

Inversement, si vous faites une recherche par nombre d'années, le tableau de droite
n'affichera qu'une valeur et celui de gauche vous donnera la répartition en années des
exposants venus X fois.






Lettre Résa prioritaire
(Ctrl+Bouton => Ecran)
Dans l'organisation de votre manifestation, il est sans doute souhaitable de définir des
priorités dans l'attribution des places.
Par exemple, dans le cas d'une rue commerçante, certains commerçants peuvent vouloir
garder leur devanture pour usage personnel et ne pas voir cet emplacement attribué à un
autre.

Certains exposants habitués ou anciens désirent un emplacement précis etc. e lettre dont
vous pouvez, bien entendu, changer le contenu (Voir chapitre "DESIGN") leur propose donc
de réserver leur place avant que la réservation officielle n'ait débuté...

Pour chaque lettre imprimée la fiche exposant correspondante est "marquée" et ne peut être
imprimée une deuxième fois.
Vous pouvez donc lancer l'impression pour tous les commerçants, puis tous les anciens
Exposants etc... sans risquer d'envoyer deux fois la lettre au même exposant, même si celui-ci
répond aux critères de la deuxième recherche.

Si vous avez commis une erreur et que vous désirez "démarquer" certaines fiches,
sélectionnez les par une recherche adéquate et lancez l'impression en maintenant les
touches "Ctrl", "Alt." et "Majuscule" enfoncées.

Les fiches ne seront pas imprimées, mais le marquage de ces fiches (toutes les fiches en
cours) sera remis à zéro.


Lettre réservation
(Ctrl+Bouton => Ecran)
La lettre des réservations prioritaires propose aux exposants de leur réserver leur
emplacement habituel. Ceci est possible pour les commerçants locaux (leur devanture) les
clients VIP et éventuellement les clients anciens. Toutefois il est possible que vous désiriez
"relancer" un nombre plus important d'exposants. Dans ce cas, vous pouvez envoyer cette
lettre à tous les exposants de l'année précédente ou tous les exposants venus au moins deux
fois, etc. mais sans assurer le même emplacement. Le texte de cette lettre a été pré-rédigé à
cet effet.


Formulaire réservation
(Ctrl+Bouton => Ecran)
Impression d'un formulaire de réservation vierge.