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Rapports Exposants

 


Liste alpha Exposants

(Nom, adresse, téléphone, dernière année de présence et nombre de venues)
Vous avez le choix entre deux possibilités :
1) l'impression de la liste des exposants de l'année précédente
2) l'impression de toutes les fiches "exposants" sélectionnées

Dans ce cas, effectuez préalablement une recherche particulière (par exemple les exposants
professionnels, les exposants venus au moins deux, etc.)

Choisissez ensuite le type d'édition (Ecran ou Impression)


Etiquettes Exposants

Impression d'étiquettes pour tous les exposants ou de la sélection en cours

L'utilisation de la touche "Ctrl" combinée au bouton affiche la Prévisualisation à l'écran
de la première page. Utilisez la touche "Retour Chariot" pour retourner au menu "Rapport".


Statistiques Exposants

 

Le calcul des statistiques clients pouvant être une opération longue si le fichier est important (Compter 5 minutes pour 1000 fiches) sa mise à jour n'est pas automatique à chaque accès.
Consulter affiche ces Statistiques sans les recalculer !

Recalculer
mets à jour les statistiques en tenant compte des dernières modifications apportées aux fichiers. l'option R.A.Z est utilisée automatiquement à la clôture de la manifestation. Toutefois elle peut être utilisée en cas de « Plantage » de la machine ou si vous avez un doute sur les chiffres donnés. Il est conseillé d'effectuer cette Remise à Zéro avant d'éditer les statistiques finales, pour être certain d'avoir des chiffres exacts.


Plus que des statistiques véritables, ce tableau a été conçu dans un but d'analyse et de recherches.

Si vous gérez plus d'une manifestation par an, les chiffres des années précédentes sont ceux réalisés sur la même période : C'est le mois de la date prévue de votre manifestation qui sert de référence. Peut importe le jour, tant que le mois est le même. Si d'aventure, le mois venait à changer, contacter l'auteur !

A l'ouverture, toutes les fiches exposants sont activées.

Vous disposez de trois modes de recherche :

Recherche des fiches par années de présence :

Cette recherche s'effectue sur l'année en cours et les 4 dernières années :

inscrivez O pour présent,N pour absent,* pour peu importe (Présent, absent, ou pas de statistiques pour cette année-là)
Une fois les 5 caractères inscrits, cliquez sur =>

De cette manière vous pouvez sélectionner les exposants venant un an sur deux (ONONO), Les exposants réguliers absents cette année (NOOO*), les exposants venus au moins cette année (O****) etc...

Une fois la recherche effectuée, vous pouvez retourner au menu rapport pour imprimer une lettre spécifique (Option sélection) ou retourner à la fiche exposant pour visualiser les Infos.



Recherche par nombre d'années de présence :

Recherche tous les exposants venus X fois
Indiquez le nombre de participations et cliquez sur le bouton de recherche correspondant =>

 

Recherche par années

Recherche tous les exposants venus l'année spécifiée
Inscrivez l’année et cliquez sur le bouton de recherche correspondant =>



Lecture des résultats


À l'ouverture, ou après une recherche, les deux tableaux du haut donnent les résultats par année et par fréquentation :
À l'ouverture, toutes les fiches exposants sont activées. Vous avez donc le nombre par an de tous les exposants dans le tableau de gauche et la fréquentation dans le tableau de droite :X sont venus 1 fois, Y sont venus 2 fois, Z sont venus 3 fois, etc...

Si vous faite une recherche de type ONONO, l'application va sélectionner tous les exposants venant par exemple les années pair (si l'année en cours est paire). Les deux tableaux du haut sont mis à jour en fonction des fiches sélectionnées.

Si vous faite une recherche par année, le tableau de gauche n'affichera qu'un seul chiffre : Celui de l'année demandée. Le tableau de droite vous indiquera pour cette année-là, le nombre d'exposants venus 1 fois, deux fois, etc.

Inversement, si vous faites une recherche par nombre d'années, le tableau de droite n'affichera qu'une valeur et celui de gauche vous donnera la répartition en années des exposants venus X fois.



Lettre 1
Lettre Résa prioritaire (Ctrl+Bouton => Ecran)
Dans l'organisation de votre manifestation, il est sans doute souhaitable de définir des priorités dans l'attribution des places.Par exemple, dans le cas d'une rue commerçante, certains commerçants peuvent vouloir garder leur devanture pour usage personnel et ne pas voir cet emplacement attribué à un autre.

Certains exposants habitués ou anciens désirent un emplacement précis etc. Cettee lettre dont vous pouvez, bien entendu, changer le contenu (Voir chapitre "DESIGN") leur propose donc de réserver leur place avant que la réservation officielle n'ait débuté...

Pour chaque lettre imprimée la fiche exposant correspondante est "marquée" et ne peut être imprimée une deuxième fois. Vous pouvez donc lancer l'impression pour tous les commerçants, puis tous les anciens Exposants etc... sans risquer d'envoyer deux fois la lettre au même exposant, même si celui-ci répond aux critères de la deuxième recherche.

Si vous avez commis une erreur et que vous désirez "démarquer" certaines fiches, sélectionnez les par une recherche adéquate et lancez l'impression en maintenant les touches "Ctrl", "Alt." et "Majuscule" enfoncées.

Les fiches ne seront pas imprimées, mais le marquage de ces fiches (toutes les fiches en cours) sera remis à zéro.


Lettre 2
Lettre réservation
(Ctrl+Bouton => Ecran)
La lettre des réservations prioritaires propose aux exposants de leur réserver leur emplacement habituel. Ceci est possible pour les commerçants locaux (leur devanture) les clients VIP et éventuellement les clients anciens. Toutefois il est possible que vous désiriez "relancer" un nombre plus important d'exposants. Dans ce cas, vous pouvez envoyer cette lettre à tous les exposants de l'année précédente ou tous les exposants venus au moins deux fois, etc. Mais sans assurer le même emplacement. Le texte de cette lettre a été pré-rédigé à cet effet.

(Marquage des Clients identique à la lettre précédente)

 

Pour la deuxième lettre, Le N° de Carte d'identité de l'exposant a été supprimé . Ceci à pour effet d'automatiser la demande d'une photocopie de pièce d'identité. Il en va de même pour les dates de valitité dépassées (CF paramétrage identité clients) OU si les données sont puremement et simplement manquantes

 

Pour plus de détails sur l'utilisation de ces lettres, reportez vous au dernier chapitre, "Votre manifestation de A à Y"

 

Lettre 3
Formulaire vierge... N'effectue pas de marquage sur les fiches clients